首頁 / 生產力 / 艾森豪矩陣：用重要緊急四象限，優先做對的事

艾森豪矩陣：用重要緊急四象限，優先做對的事

艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix），又稱艾森豪決策矩陣或四象限法則，是一種經典的時間管理和任務優先劃分工具。其核心思想是透過區分任務的重要性和緊急性，有效率地分配時間和精力。

• 以美國第 34 任總統德懷特·艾森豪威爾（Dwight D. Eisenhower）命名，源於他的名言：「緊迫的事很少重要，重要的事很少緊迫」
• 艾森豪矩陣的本質是「優先做正確的事，而不僅是正確地做事」。減少對緊急但不重要事務的被動反應，聚焦於真正重要且長期有益的目標。

使用步驟：

1. 列出所有任務：將目前任務全部寫下來。
2. 分類到四個像限：根據重要性和緊急性判斷每個任務的歸屬。
3. 採取對應策略：
   • 第一象限：立即完成，但盡量減少此類任務（避免長期高壓）。
   • 第二象限：制定計劃，投入最多時間（關鍵產出區）。
   • 第三象限：盡量委派他人，或大量處理。
   • 第四象限：直接刪除或限制時間。
4. 定期回顧：每日/每週複盤，調整任務分類。

實用技巧

• 聚焦第二象限：重要但不緊急的任務常被忽視，卻是提昇效率的核心（如健康管理、技能學習）。
• 學會拒絕：對不重要的事務（第三、四象限）說「不」。
• 使用工具輔助：結合待辦事項清單（如 Todoist、Trello）或行事曆管理工具。
• 避免混淆緊急性與重要性：緊急任務未必重要（如他人臨時請求）。

緊急/重要矩陣

你可以把“緊急、不緊急”作為橫軸，“重要、不重要”作為豎軸，畫一個二維四象限圖。5

這樣你就得到了四個象限：

• 第一象限，是重要並且緊急。
• 第二象限，是重要但不緊急。
• 第三象限，不重要但緊急。
• 第四象限，不重要也不緊急。

然後把你所有的事情按照輕重、緩急的程度放進分別這四個象限裡，並且針對這四個象限，採取不同的策略。

第一象限 : 重要，並且緊急

• 急診狀況得馬上處理
• 客戶臨時來訪的準備工作
• 財務報告的大限，規定的時候不能拖
• 家裡出狀況
• 工作上出現大 BUG，得即時修復，不然會停擺
• 要趕的法律文件，不然會吃罰單
• 突如其來的公司公關危機
• 下週就要提交的投標方案
• 在重大行業論壇上的演講文稿

這些都是重要並且緊急的事情，雖然這個象限因為很趕，會是你的焦慮來源，但沒什麼好辦法，只能馬上動手完成，一個一個做。

然後盡量騰出時間做第二象限的事情（像救火隊一樣），透過這種方式來慢慢減少第一象限的突發狀況。

第二象限 : 重要，但不緊急

• 定時運動保持健康
• 為自己的職涯或生意規劃大計
• 學點新技能，對未來有幫助
• 常規性拜訪客戶和合作夥伴
• 結識真正的高手，擴展自己的人脈
• 做做系統保養，防範未來可能出包
• 個人進修，像是閱讀、寫作
• 良好睡眠

這些都是重要，但不緊急的事情。

但因為不緊急，他們常常優先順序是往後排的，直到截止日期接近，才變成了”重要且緊急的事情”。比如，客戶因為疏於聯絡而流失給了競爭對手，或是日常不維護代碼，結果被黑客鑽了空門等等。

對於這些事項，你得在日常就特地規劃出專門的時間，來專門做這些事，例如早起 5-7 點就寫作，養成固定的行程。

專注於重要但還不緊急的事情，在它慢慢變得緊急之前完成它，這就是“要事第一”。

第三象限 : 緊急，但不重要

• 常有的電話打擾
• 經常跳出來的新郵件，但通常不重要
• 朋友拉你參加各種活動
• 可參加、可不參加的會議

這些事情也許是緊急的事情，但很多根本就不重要，你可去也可不去。

那遇到這種事情，你就是得鐵石心腸 —— 試著關掉電腦、關掉手機。你的時間由你自己作主，那些不重要的活動、會議，就一律不去。

為什麼我們會沒有時間做第二象限的事？ 就是因為第三象限的事情做的太多了。

第四象限 : 不重要，也不緊急

• 閒逛網路
• 看太多短視頻
• 整理桌面，其實是在拖延
• 公司的聊天八卦
• 手機遊戲，殺時間但是沒啥進展
• 追熱點

這些事情是緊急又不重要的事情，可以的話就全部戒掉，或至少不要投資太多時間在上面。

很多億萬富翁其實是不使用郵件和手機的，甚至會脫離網路。比如，以全美最大獨立美髮沙龍品牌創辦人 John Paul DeJoria 為例，他過的就是科技含量極低的生活方式 —— 他完全不用電子郵件，就只靠著電話、傳真以及助理，來打理分布 87 國的生意。

他的說法是: 「如果我發送電子郵件，我會被淹沒的。」

當然，你不用像他那麼誇張，但這指出的是，有時候你每隔 15 分鐘就要檢查一次手機，來確保沒有漏接 Line 訊息的這種行為，是無法讓你進入到深度工作中的。

這種瑣事會讓你忙碌，但無法讓你掙錢。

// 讀到這，先存個檔

艾森豪矩陣，一鍵打包為 Notion 模板

重點濃縮 + 動手檢查表，留個 email，我直接寄一份可直接套用的版本給你。

寄一份給我 →

P.S. 一週寄一封電子報，不喜歡退訂兩秒鐘 ✏️

重要緊急矩陣實際怎麼用？

現在，你知道了四個象限分別代表了什麼意思，那麼該怎麼實際運用呢?

通過把一些地方放棄，然後把所有資源都調到重要處加強—— 對於時間管理所採用的策略是:

• 主動戒掉第四象限，”不重要，也不緊急”的事情
• 拒絕大部分第三象限，“緊急，但不重要”的事，直到讓它們少於 15%
• 這樣你就可以把 65%-80%的時間花在第二象限，“重要，但不緊急”的事上

• 並因此把焦慮之源第一象限，“重要，並且緊急”的事情，減少到 20%～25%

你需要在你每日的 24 小時中，先切出一段固定的時間來擺放第二象限(重要但不緊急)的事情。第二象限是你的核心競爭力，是需要長期累積的，所以需要先規劃固定時間，先匡列起來，保護起來。

比如你在上班的話，那麼早上的 6-8 點這段時間要保護好，最精華的時間要留給自己，不要留給老闆。

在第二象限根據你個人職業的不同，可以替換，比如可以寫作、閱讀、健身、冥想，或是籃球選手可以練投 1000 球等等。

總之就是把你認為”重要但不緊急”的事情都先給匡列出來，這段時間當作是你的原則，在這時間上就做這件事，不要輕易地被其他事情給干擾變動。

而等到第二象限處理完後，再優先處理第一象限，爭取消滅一個是一個，至於第三和第四象限這類可做可不做的選項，就一律放棄。

預防重於治療

在《高效能人士的 7 個習慣》裡，史蒂芬·柯維 (Stephen Covey) 提到了一個故事。

說美國的小鎮裡有個消防隊，他們每天都疲於奔波在”重要且緊急”的火災上，而一旦火災發生是要出人命的，連消防員自己可能都有生命危險。所以他們就在想 —— 有沒有辦法做些什麼，來降低火災發生的機率呢?

於是，為了讓自己每天不用在出生入死，他們決定除了救火之外，要把大量的時間，放在了”重要但不緊急”的上街檢查上 —— 防火通道、滅火器、老化電路、易燃物和各種隱患……，

雖然剛開始工作量明顯增大了，但過段時間後，小鎮發生火災的機率真的減少了，並開始有了正向循環 —— 消防隊有了更多了時間上街檢查，災情又進一步的減少，到最後，這個消防隊的主要工作變成了防火，而不是救火。

(花費在滅火這件事上的時間只剩 2%，而剩下的 98%時間都是在社區、學校宣傳”如何預防火災”以及”發生火災的自救事項”)

這家消防局長甚至說:「我們從不為撲滅一場大火為榮，而是以不發生火災為榮。」

也就是說，當你在防火(重要但不緊急)的事情上做多了後，你會發現在”既重要又緊急”這一欄清單上的事情就變少了，這個小鎮就沒有以前那麼多火要救了。^{1劉潤〈要事第一 : 我不忙我只是時間不夠〉}

之前之所以有那麼多”重要又緊急”的事情頻繁發生，就是因為你在”重要但不緊急”的事上做得還不夠。

這概念就很像是，魏文侯問扁鵲：「我聽說你們家兄弟三人都學醫，那誰的醫術最高?」

扁鵲：「大哥醫術最高，二哥其次，我最差。」

魏文侯驚訝問：「那為什麼只有你名動天下，他們兩個一點名氣都沒有？」

扁鵲：「我大哥的醫術之好，在於他可以防止生病 —— 當一個人的病快要發作時，他一看臉色就知道了，然後開藥將其體質調理好，所以天下人都以為他不會治病，他便一點名氣都沒有。

我二哥的醫術之好，在於他能在小病還沒釀成大病時，就將其治癒 —— 當病人開始咳嗽感冒時，他就用藥將病人治好了，所以我二哥的名氣僅止於鄉裡，被認為是僅能治小病的醫生。」

扁鵲又答：「但是我呢，醫術最差。所以得等到這個病人已經病入膏肓了，才下虎狼之藥來起死回生。這樣全世界都以為我是神醫了。

但想想看，像我大哥這樣治病，人的元氣絲毫不減；像我二哥這樣治病，這個人元氣稍有破損就補回來了；而像我這樣治病呢，雖然命是救回來了，可元氣大傷，你說，我們家誰的醫術最高呢?」^{2三兄弟中 扁鵲的醫術最差 為什麼卻名氣最大？}

所以，「上醫治未病，中醫治欲病，下醫治已病」 —— 即醫術最高明的醫生並不是擅長治病的人，而是能夠預防疾病的人。

同樣的，時間管理技術最好的人 —— 並不是整天埋頭於處理那些棘手又重要的事，而是養成良好的習慣，用大部分的時間去處理那些”重要但不緊急”的事。

每天都有照表操課，那就不會有緊急的事了

華杉提到: 「如何善用我們的時間? 首先是要把他們全都用在有價值的事情上。」

如果我們每天能做到"集義而生"，每天只做能夠長期累積價值的事情，那在你的時間表上，也就不會有什麼重要緊急、重要不緊急的劃分了。因為你腦子裡壓根就沒有"緊急"這個概念。^{3華杉〈我的寫作生活 | 華杉七貓中文網作者大會演講實錄〉}

劉潤也有相同的看法——所謂的緊急，就是因為該做的事一直拖著不去做，直到逼近最後期限(deadline)了，才會變成緊急。但如果你都有按時做，那你的清單上面應該是一大堆重要而不緊急的事情，你今天做到哪兒，都可以停下來，明天再開始。

每一件事情都是要日積月累地去做，簡單來說，就是不要讓重要的事情變成緊急的事情。

其實你仔細想想，你平常被項目追著跑的時候，通常都是因為你給那項目的優先級別不夠高，以至於你沒分配足夠的時間給他，導致直到截止點時，項目還沒做完。

但如果你反過來，將重要的事項都投入足夠多(壓倒性)的時間，並且每日照表操課，那進度是會很穩定的，根本就不會有什麼需要"臨時抱佛腳"的時候。

比如，你周五有個大案子要交，那你在做項目計畫的時候，就是每天安排最有精神的時候去做這專案，都天都做，直到做完為止。而不是拖到禮拜四時，變成緊急狀態了，才開始有焦慮，想要一次做完。

你的腦子裡不該有緊急這個概念，要刪掉。

凱文凱利（Kevin Kelly）在《寶貴的人生建議》中也提到: 「任何有價值的事都需要無盡的工作。你無法為工作設定上限，所以你必須為工作時間設限。 你唯一能管理的是時間，而不是工作。」

這概念你可以這樣理解 —— 很多課題是一輩子的事情，像是寫作、閱讀、運動、家庭關係……這些都是要日常維護，日常去做的。因為不存在說你今天寫完這篇文章明天就不寫了，不會這樣的，你明天總是會有其他篇文章好寫的。

所以你能做的事情就是將其列為你最重要的一件事，然後每天分配足夠的時間給他。

新的警報機制

Paul Graham 說他在 1998 年時，由於出售新創公司，突然得到了一大筆錢。但是，這也讓他面臨了一個新問題：「如何不失去它」。因為以往，他只研究過如何從貧窮到富有的道路，但他對從富有到貧窮的道路幾乎一無所知。

如果你問他，富人是怎麼變貧窮的，他只會給你他小時候的答案：「因為他花光了他所有的錢」—— 因為這就是故事中的情節，小說和電影都是這樣演的。

但現在，Paul Graham 有了新的答案：「大多數財富的丟失，不是通過過度消費，而是通過糟糕的投資。」

因為以常理來說，你是很難在不注意的情況下花掉一筆財富的。對於我們普通人來說，讓你不思考就拍腦袋花掉上百萬元，你做不到。

但如果你開始交易衍生性商品，你卻可以在眨眼之間損失幾千萬元(事實上是任何你想要的數額)。

因為在大多數人的理解框架裡，花錢買奢侈品會觸發警報，而投資則不會。奢侈品是自我放縱的，除非你是繼承遺產或是中了彩票頭獎，否則你早已被徹底訓練成自我放縱會導致麻煩。

而投資狡猾的地方在於，它繞過了這個警報——你不是在花錢，你只是將錢從一項資產轉移到另一項資產中。

這就是為什麼那些試圖向你推銷昂貴商品的人會說：「這是一項投資」。

而對此的解決方式，是開發新的警報系統。但這可能是棘手的問題，因為防止你過度消費的警報很古老很基本，甚至可能早已刻在我們的 DNA 中了，而防止你做出錯誤投資的警報卻需要重新學習，且有時候是反直覺的。

而另一件更令人驚訝的事情是：時間和金錢的情況非常類似。

失去時間的最危險方式不是花在「享樂」上，而是花在「假工作」上。

當你躺在沙發上看了一整天的電視後，你會知道自己是在耍廢，你的警報會響起，你會有內疚感。

但是，在那些什麼也沒做的日子裡，警報並不會響起，因為你在做的事情從表面上看，是正經工作，例如處理電子郵件——你坐在辦公桌前做這件事。這不好玩。所以這一定是工作。

這就是危險所在。

就像金錢一樣，單靠避免享樂的警報已經不夠用了。沒有生產力的「假工作」會偽裝成「重要任務」，繞過自我放縱的偵查，讓我們沒意識到自己其實是在浪費時間。

最糟糕的是，它們甚至一點也不好玩。^{4How to lose time and money}

動手做：把你的待辦分進四象限

概念看完了，現在輪到你動手——把四象限套到你自己現在的待辦上。下面五步，照著走一遍。

四象限策略一覽

時間配比目標

// 把這篇帶著走

艾森豪矩陣，一鍵打包為 Notion 模板

重點濃縮 + 動手檢查表，留個 email，我直接寄一份可直接套用的版本給你。

寄一份給我 →

P.S. 一週寄一封電子報，不喜歡退訂兩秒鐘 ✏️