「三張清單」原則：一件事、代辦、不做

「三張清單」是影響我時間管理很大的思維方式。

這三張清單包含的是 —— 「待辦清單」、「一件事清單」以及「不做清單」。

我們一般人之所以失敗的原因，是因為我們只用「代辦清單」來規劃生活，而代辦清單的問題是，你就只是把該做的事情一股腦的列下來而已，其中並沒有經過輕重緩急的排列，於是你會讓腦子進入預設執行中 —— 先做簡單的事情，而將那些龐雜，要花大功夫處理的重要任務，無限期拖延。

只要一有新的雜項進來，由於代辦清單大家都是「平級」的，再加上它好處理，因此它能優先插隊，這樣就讓你真正該做的事情，一直沉在池底。

而那些我們印象裡的牛人，比如喬布斯、馬斯克……他們做事的優先順序和一般人截然不同 —— 他們停下夠長的時間，決定哪些事情更重要，並讓那些重要的事情佔據他們一整天的時間。

就像作家 瑪格莉塔·塔塔科夫斯基 說的: 「生產力不是指苦幹實幹、忙個不停，或者焚膏繼晷……而是指投入優先要務、規劃和拚命保護你的時間。」

例如，他們會更早做其他人計畫稍後才做的事，並且延後(甚至無限期延後)做其他人會提早做的事(比如起床後不看手機)。也就是說，他們跟一般人的差別，不在於準備做什麼事，而是優先順序，以及壓倒性投入優先任務的”時間投資”。

簡單來說，就這兩個關鍵 : 要事先做，以及要給予這要事多少的時間。

根據這觀點，只有「待辦清單」是不夠的。因為你無法將事情按照重要緊急程度分類，所以你還需要額外加上兩個清單:「一件事清單」以及「不做清單」。

一件事清單 (One Thing List)

我們每個人對自己的期望都太高了，每次起床時總是羅列十幾項待辦清單，總覺得如果能在睡前把這些事項都解決，今天就圓滿了。但事實是，這是個遙不可及的夢想，我們往往只能完成其1/4，最後總是帶著煩躁入睡。

而真正有生產力的人，做的事情是反直覺的，往往只會列一件事。用最低的標準看待自己，每天只要把最重要的事情做完就好。

一件事清單，就是你每天最重要的一件事，不要多，只要挑一件就好。

先問自己「重要的事情有哪些」，而找到真正重要的事情後，再不斷地問自己「什麼是最重要的」，直到只剩下一件事。

接著就將那「一件事」擺在成功清單的最上頭。

例如，我今日的一件事清單長這樣:

• 寫電子報

少即是多

加里·凱勒（Gary Keller）在《The One Thing》又名《成功，從聚焦一件事開始》這本書說：「成功其實取決於你的目標是否明確，你又是否專注地去做。」

有次，凱勒的公司陷入了全盤危機，他找到他的導師商議出了一個非常周全的方案，能把公司面臨的所有困境都包含進去。但導師認為凱勒只需要做一件事: 給 14 個關鍵職位找到合適的人，這樣就可以扭轉公司的困境。於是凱勒卸任了CEO，並專注做這件事。

之後不到三年，公司就實現了獲利，並且利潤持續以 40% 的速度成長。但這 14 個關鍵的負責人，有時卻沒能完成自己最重要的工作，於是凱勒就問他們:「你本周最重要的一項工作是什麼? 只要完成了這項工作，其他的工作都會變得簡單或不重要了。」之後，這14個負責人的業績也直線上升。

凱勒從自己的經驗中發現 —— 每次當他獲得巨大成功時，都是專注於”一件事”的時候，他說道:「如果你期望自己凡事都能邁向成功，那麼你就必須聚焦目標。而這意味著你要擺脫所有可以做但不是必須做的事。專注於你應該做的事。」

關於這點，《見識》的作者吳軍也有相同的看法：「很多人認為我是個善於利用時間的高手，問我如何才能同時做更多的事情。事實上，我做事的訣竅恰恰和大家想的相反，就是少做事，甚至不做事。我時常站在一生的高度去審視自己真正要做的是什麼，然後打破思維定式，拒絕所有那些即使不做，天也不會塌下來的事情。」

這就是”少即是多”的真正內涵——真正的行動力高手，不是有能耐在同一時間做很多事的人，而是會想辦法避免同時做很多事的人。

關鍵是「判斷」與「捨棄」。一個人的成就大多取決於做決策，做選擇，也就是分配資源。只有不停地做減法，減到減無可減了，才會只留下最重要的東西。只有把全部資源都投入到最重要的東西上，才能取得成功。

所以該怎麼衡量一個人是否具備時間管理能力?

那就是看他是不是都在處理些雞毛蒜皮的小事，還是把時間花在那些真正重要的事情上。

只做一件事

大多數人認為，想要獲得成功一定很花時間，並且過程複雜 —— 於是會在行事曆和待辦事項裡塞進太多東西，讓自己不堪負荷 —— 但是偏偏精力上又做不到，於是就變相的降低標準。

但正確的作法應該是減少選項，只做必須要做的事情，做最重要的事情。

事實上，每個人的時間和精力都極其的有限，當你將目標分散的太廣，力量就會變得稀薄，所以如果你想要達到傑出的成果，你就必須限縮、限縮、再限縮 —— 盡量縮小你的焦點，簡化你的想法，沉澱出你必須要做的事情。(不是每件事都一樣重要的，不能陷入「每件事情都做完才能成功」的想法中，只有做最重要的事情才能成功。)

正如美國作家亨利·大衛·梭羅(Henry David Thoreau)說的:「單單忙碌是不夠的，螞蟻也很忙。問題在於，我們忙些什麼?」

不分輕重的處理一百項任務，不能取代只做一件有意義的事情。不是每件事都同等重要，也不是做最多事情就能成功。

不管如何，做最重要的事情，永遠是最重要的事情。

對於我來說，這一件事清單是寫作，每天只要達成這任務，今天就可以說是完成了，而對於你來說，可能是閱讀，打報告，做調研，做研究……

你必須自己去找到它。

成果物思維

華杉就提出了一個觀點 —— 「成果物思維」。

華杉：「世上每個人都很忙，但是很多人都在瞎忙。我能同時完成很多事，而且每件事都有成果出來，這又是我的另一個習慣，叫成果物思維。我每天都會反省自己，問自己今天的成果物是什麼？我做的每一件事，一定要有成果物，沒有成果物的事情，我不會做。每天我要想我今天留下了什麼成果，比如我早上寫作完後就很踏實，至少今天我已經留下成果了。不是說我很忙，但是忙完之後我不知道到底做了什麼。我進天就寫這2000字，這2000字就能一直留存下來，這就是我今天的成果。」

而為了確保每天都有「成果物」產出，關鍵在於要盡可能預約一天當中很早的時段，給自己1小時到2小時的時間，處理你的「一件事」。

待辦清單 (To Do List)

「待辦清單」是「一件事清單」的候選，數量也是要盡可能的少。

而縮減任務清單的最好方法是問自己：「假如這件事沒做成，將會發生的最壞的情況是什麼？」刪除其他任務，只留下那些預防災難發生的任務。

例如，我今日的待辦清單是長這樣:

• 修改網站
• 做兩篇 PPT
• 去圖書館看書

剔除不重要的事情

很多事情其實根本就不需要做。

如果你將「其他的每一件事」都做完，可能有助於你晚上睡得比較安穩，但卻不可能讓你得到業績提升和升遷機會。

凱文凱利(Kevin Kelly)提出了「四重過濾篩」，能幫我們過濾掉那些讓我們分心，但其實不重要的事情。

(1) 第一重篩子：截止日期。設立截止日期能幫你過濾掉無關緊要的事情(你可以清楚地知道哪些事情是迫切需要完成的，哪些是可以稍後處理的)

(2) 第二重篩子：如果有人邀請你，將來要參加一個活動，你應該問自己: 如果這個活動明天舉行，我還願意參加嗎?

(3) 第三重篩子：在參加會議之前，你應該看看會議日程，提前預想一下，在這場會議裡你需要作出什麼樣的決定。如果你發現你不需要做任何決定，那你應該要盡量推掉這樣的會議。

(4) 第四重篩子：問自己這樣一個問題，如果我不去做某項工作，那麼最嚴重的後果是什麼? 透過反向思考，篩選出當下最重要的事情。

當你格物致知，將清單一件件的往上面套，你會發現其實真正該做的事情，也沒幾項。

例如，假設你今天的代辦清單有：

• 回某個朋友的訊息（聊八卦）
• 查看 IG 或 Threads 新動態
• 整理書櫃
• 更新桌面圖示、換新桌布
• 參加朋友揪的週末讀書會
• 收到一場「免費線上講座」的邀請
• 公司每週固定的部門會議
• 構思 IG 文案主題
• 重讀某本你已經看過的書
• 處理一封不緊急的合作信件
• 擬定下週的文章發佈排程
• 幫家人修電腦（他們其實自己也能處理）

第一重篩子：是否有明確的「截止日期」？

剔除：更新桌布、整理書櫃、重讀舊書（無時效性）、回某個朋友的訊息（聊八卦）

第二層篩子：如果活動明天就舉辦，我會想參加嗎？

剔除：免費線上講座（只是因為免費而點進去，實際上可能沒那麼想參加）

第三層篩子：參與會議前，是否需要做出任何決策？

剔除：公司例行會議（你不需發言、不需決策）

第四層篩子：如果不做這件事，最嚴重的後果是什麼？

剔除：

• 不重讀那本書 → 沒有影響
• 不幫家人修電腦 → 他們其實能自己處理
• 不查看 IG 或 Threads 新動態 → 沒有影響

最終留下來的「真正重要事項」清單，就從12項砍至4項了。

• 1.擬定下週的文章發佈排程
• 2.處理合作信件
• 3.構思 IG 文案主題
• 4.參加你真心想參與的讀書會

華杉認為時間管理其實是一個管理會計的問題，叫做「成本作業法」。就是你要砍掉你的工作，比如說你有10件事，如果能砍掉 8 件的話，你不就剩 2 件事嗎？時間不就多出來了嗎？

要事先做

伯利恆鋼鐵公司總裁舒瓦普曾會見效率專家艾維，舒瓦普說自己需要的不是更多知識，而是更多行動：「應該做什麼，我們自己是清楚的。如果艾維你能告訴我們如何更好執行計劃，我聽你的，在合理範圍內價錢由你定。」

艾維遞來一張白紙，請舒瓦普在這張紙上寫下明天要做的 6 件重要的事：「現在用數字標明每件事對於你和公司的重要性的次序。 」

艾維接著說：「現在把紙放進口袋，明天早上拿出來，作第一項事。不要看其他的，只看第一項，著手辦第一件事，直至完成為止；然後用同樣方法對待第二項、第三項…… 直到你下班為止。」

如果你只做完第一件事，無所謂！

艾維說：「每一天都要這樣做。你深信該方法的價值後，叫公司的人也這樣幹。如能帶來價值，請給我寄來支票，值多少就給我多少。」

幾個星期後，舒瓦普寄去一張 2.5 萬元支票和一封信，信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課。 5 年後，當年不為人知的小鋼鐵廠已躍居成為世界最大的獨立鋼廠，該方法為舒瓦普賺得一億美元。

將要事量化

前面我們有提到說，時間管理其實就這兩個關鍵 : 要事先做，以及要給予這要事多少的時間。

但是”要事先做”——到底多重要的事情，才算要事呢?

數學家對此有給出答案——你先估算一下每個任務的”重要程度”，然後你再算一下每個任務的”密度”。

一個任務的密度 = 重要程度 / 完成時間。

當算出密度後，你就按照任務的密度，從高到低的順序去做事，這樣就能將”要事先做”給安排妥當了。

但任務重要程度這概念很抽象對吧? 怎樣估算哪個任務重要呢?

其實有個簡單的方法，就是將這任務換算成能帶給你多少收入。比如你有兩個任務，第一個任務你可以用1個小時完成，它能帶給你200元的收入；而第二個任務你需要用3個小時完成，它能帶給你300元的收入。那麼數學家說，你應該先做第一個任務，因為它的密度是200，而第二個任務的密度只有100。

有了這個量化的方法，我們就知道，如果任務 A 的完成時間比任務 B 高一倍，那麼 A 的重要程度也必須比 B 高一倍，這樣我們才有可能優先考慮做 A。這也很符合我們的直覺，做工作肯定要優先考慮單位時間收入內最高的工作。

待辦清單就是一件事清單的候選，所以，當你做完一天中的「一件事」後，就是將剩下的時間投入到待辦清單中 —— 找出你的下一個第一要務是什麼(密度最高的)，再給那任務應得的時間，就這樣一直重複，直到一天的工作結束。

而如果有新任務進來，就比較一下新任務和你手裡任務的密度大小，哪個高就做哪個(這計算手法跟AI下棋的思路有點像，隨時回到零點計算，哪步勝率大就下哪裡)。

不做清單 (Stop Doing List)

一個「是」，必須用一千個「不」來捍衛。

段永平說道:「所謂的要做對的事情，實際上是透過不做不對的事情來實現的，這就是為什麼要有 Stop Doing List，意思就是「不做不對的事情」或是立刻停止做那些不對的事情。也許每個人或是公司都應該要累積自己的 Stop Doing List。如果能盡量不做不對的事情，同時又努力把事情做對，長時間（10年、20年）後的差異是巨大的。」

我今日的不做清單長這樣:

• 少追八卦
• 少看社群
• 晚上不要喝咖啡，茶
• 太晚不吃東西
• 不玩電動
• 不看政治新聞

對事情說不

沒有人比蘋果公司創辦人賈伯斯更懂得說「不」了——他不只以推出驚人的產品為豪，同樣也以他所放棄追逐的產品為豪。在1997年，他回到公司之後的兩年，就將公司的產品從 350 種縮減為 10 種—— 這等於是向那 340 種產品說不。

他在1997年的麥金塔全球開發者大會上解釋說:「談到專注，你可能會想，專注就是說是。錯了！專注是說不。」

如果你對每個人說是，就等於沒對任何人說是。

基本上，每多一件義務，就會損耗你想做的每一件事所展現的效果。所以你做的事越多，成功的程度就會越低。

我們需要學會對事情說「不」。

不管是同事請你提供意見；朋友請你幫忙；陌生人找上你……邀約和干擾會從每一個你想像不到的角落裡冒出 —— 對此，你要學會拒絕。(我們是無法取悅所有人的，一旦你嘗試取悅所有人，那麼那絕對無法取悅的那個人就是你自己。)

華杉就這樣說過:「我的時間永遠是充沛的，因為其他的我就不去了，不去的就要”鐵石心腸”。我不想去的任你說破天我也不去，我的時間絕不輕易給別人用。」

關鍵在於不做什麼

巴菲特的私人飛行員，有感於自己已經一把年紀了，但還沒有做出什麼豐功偉業來，於是想找巴菲特請教。

巴菲特就叫他寫出職業生涯中最重要的25項目標來。然後，巴菲特讓他審視這個清單，圈出其中最重要的5個來。巴菲特就跟他說:「你現在知道該怎麼做了吧。」

飛行員回應:「知道了，先把精力放在那5個最重要的目標上，剩下的20個，閒暇之後有餘力之後再慢慢完成。」

這還滿有邏輯的吧，很符合一般人的思維方式。

但是這時候巴菲特說了一句有意思的話：「不，你搞錯了。那些你並沒有圈出來的目標，不是你應該在閒暇時間慢慢完成的事，而是你應該盡全力避免去做的事 —— 你應該像躲避瘟疫一樣，躲避它們。不花任何的時間和注意力在它們上面。」

我一直都覺得這句話很有道理，一件事情你要用十年來做都不一定做的好了，何況是一年做十件事情。

比起「有所為」，「有所不為」可能更加重要。

也就是，關鍵在於不做什麼。資源有限，不管是財力，人力，還是你最重要的注意力，不可能所有地方都做實。

戰略首先不是選擇我要做什麼，而是選擇我要放棄什麼，戰略就是放棄的智慧。