GTD 時間管理入門：讓你專注當下，其他事交給系統處理

在時間管理中，大衛・艾倫 (David Allen) 提出了一個叫作 GTD 的方法，全名是”Getting Things Done”，就是把事情做成的意思。

GTD 的核心是把要做的事都記錄下來，然後對任務進行分類處理，最後一一執行 —— 它要求你用一個外部系統去紀錄在什麼時間點、什麼場合要做什麼事情，而不是用自己的腦子記(腦子是用來想事的，不是用來記事的)——而有了這系統，你就解放了大腦，不用時刻擔心自己是不是還有哪些該做的事沒做，因為一切都記錄在那，照著做就行。¹

在 GTD 中，主要會分為三個階段：「收集階段」、「整理階段」、「回顧階段」。

在收集階段 : 聚焦在清空”大腦”

你要做的事情就是把腦中隨意冒出的想法都給記錄下來，不做任何的判斷，先收集下來再說。

在這階段你要知道 —— 大腦所湧出的想法是高頻率的，所以你要選擇最輕便的方式，以便隨時記錄，比如你可以在手邊擺個筆記本，或更好的是用手機APP (我自己是用ColorNote)。

這些記錄事情的地方，你可以稱呼它為「收集箱」。

舉個例子，你在工作的時候，有同事告訴你文檔有錯字需要修改一下，這件事情不是非常重要也不是非常緊急的，你就先記下來：“XX文檔有錯字，需要修改”，然後繼續做當下的事。

像是我在寫這篇文章時，腦中就冒出了幾個雜亂想法，而為了不干擾寫作，就先記錄下來:

• 寫一篇題材決定生死
• 帶厚外套
• 張慧的焦慮文章看一下
• 機車要去測廢棄
• 奢侈品文案講解x1
• ……

那麼為什麼”要把事情都給記錄下來”呢?

因為這涉及到人的一個很奇怪的心理機制，稱為「蔡格尼克效應Zeigarnik effect」。

心理學家”布魯瑪·蔡格尼克”做過一個經典實驗 —— 她給測試者們分配了一系列任務，如解數學題和製作手工模型等等，但她經常打斷他們，使得許多任務沒能完成。 然而真正的重頭戲是在幾個小時之後——蔡格尼克開始讓大家回憶剛才所做的那些任務，結果發現—— 一個人會把一件沒有完成的事情，一直放在心裡記著，直到有一天他把這件事做了，他才會忘掉。

也就是，未完成的任務比完成的任務記憶更深刻。

簡單來說，如果一件事情你沒有去處理它，那麼它就會在你的大腦後台處持續運轉，佔有你的注意力，或帶給你心裡壓力，讓你無法專心。

比如，如果你有個今天必須要提交的工作還沒做完，老闆和同事都急著要，但是你現在卻正在和朋友看電影，那麼在看電影的途中，「工作未完成」的這個念頭就會一直冒出來，讓你有焦慮感，沒法真正地享受電影。

而這還只是一件小事而已，就已經占據了腦中這麼多的能量運算了，何況大腦每分每秒都在冒出新想法，還有幾十個，上百個想法在那邊塞著，所以如果不好好處理，一直讓他們在後台佔據資源，那腦子的思考能力就相當於被封印住了，會大打折扣。

在2005年時，美國國家科學基金會（National Science Foundation）通過調查發現：

普通人每天會在腦海裡閃過1.2萬至6萬個念頭，其中80%的念頭是消極的，95%的念頭與前一天完全相同。也就是說我們會天然地被那些煩惱、顧慮、擔憂等無用的念頭給包圍，而陷入分心走神的情況。

所以要想大腦集中精力，就得想辦法結束這些無用的念頭。

《認知覺醒》的作者周岭認為結束念頭只有兩個辦法：

• 一是在現實世界中完成它，讓事情閉合；
• 二是在虛擬世界中審視它，讓進程結束。

但是很多念頭是無法在現實世界中立即完成的，所以「記錄下來」就成了在虛擬世界中結束它們的唯一手段。

因為「記錄下來」可以幫助我們審視這些念頭存在的理由，讓它結束進程，退出工作記憶。

所以蔡格尼克效應對我們真正有啟示的地方是: 將腦中的想法給記錄下來，這樣可以讓你的工作記憶獲得解放，避免那些沒完成的工作給大腦造成壓力，從而幫助大腦專注在真正重要的事情上面。

就是你在工作的時候，不要打斷自己的注意力，就將這些煩人的雜亂想法先一一記錄下來，等抽出空時，再去執行。(記錄下來後，就釋放了心智負擔)

而當把事情都記錄下來之後，就進入到下一個步驟 : 整理。

在整理階段 : 聚焦在清空”收集箱”

由於我們剛剛把腦中的雜訊、資料等等都混合的堆積在收集箱中了，所以當我們有空閒時間時(比如工作上剛完成了一個階段)，我們就可以將”收集箱”拿出來，把剛剛的任務分類一下，看到底哪些是重要的訊息需要處理的，又有哪些是雜訊可以直接刪除的。

你可以將其想像成是裝箱工人，當你的貨物進來時，他們就會按照一套規則檢查和過濾貨物，不合適的物品被丟棄，適合的物品則進一步分類，比如按照重量挑選出特級，優級……。而我們的任務分類也是一樣的，也會需要依循一套標準流程(SOP)，其規則如下:

● 先判斷它是不是能執行的

1.如果近期不能夠執行，但是將來也許會去做，將它放入到「可能清單」中。

2.如果近期或未來都不能執行，可能它根本就不是一個任務，比如“瑞克和莫蒂第七季更新了”，這只是一條信息，那麼把它丟到「垃圾桶」就好了。(第三象限和第四象限，這種可做可不做的事情，就一律不做；可去可不去的臨時邀約，一律不去。這些都可以丟進垃圾桶項目中)

3.還有一些信息，比如同事發給你的項目文件，如果可以作為「參考資料」，就把它給歸檔。

● 可以執行的項目，再進一步分類

4.先看能不能在兩分鐘之內完成，如果可以，馬上去完成它。(因為這是在空閒時間才做的分類動作，如果你正在工作中，那不要為了做小事，而打斷你現在的工作專注度)

5.如果不能2分內完成，再看這個項目是不是需要多個步驟才可以完成，如果需要多個步驟，就把它轉化成「項目計畫」。

6.對於剩下的任務，先看它是否是需要等待他人完成或者需要他人協作的，如果需要就放入到「等待」清單裡。

7.如果不需要他人協助，再看它是否必須在指定的日期或者指定的時間做，比如“給朋友發訊息祝他生日快樂”，如果是，將它放入到「日程表」清單中。

8.至於篩選的最後，就放到「待辦事項」清單裡。

雖然這整個流程看起來很麻煩，但你其實不用用人腦記，現在已經有很多方便的 APP (Nirvana GTD)可以幫你處理這些邏輯，你只要照著下方那張圖多試個3-5次很快就會了。

“清空收件箱”應用範例

假設你是專案經理，你的收集箱可能包括以下內容：

• 未回覆的電子郵件
• 會議筆記
• 工作中的隨想
• 同事給的報告
• 家裡需要修理的事項
• 休假計劃的想法

現在，你有一些空閒時間來整理這些資訊：

1.未回覆的電子郵件：如果回覆郵件只需要短短幾句話，那麼立即回覆。 如果回覆需要深思熟慮或更多信息，將其放到「待辦事項」清單中。

2.會議筆記：提取會議中的”交代事項”，並將其放入你的「待辦事項」清單或「日程表」中，其餘作為未來參考的資訊則歸檔「參考資料」。

3.工作中的隨想：例如你想到一個可能提升團隊效率的新工具，但目前沒有時間研究，可以放入「可能/未來清單」。或是單純做白日夢，在想等一下午餐要吃什麼，那可以將其放入「垃圾桶」清單。

4.同事給的報告：如果報告需要閱讀和回應，但不緊急，可以放入「日程表」中，安排時間處理。 如果報告僅供資訊參考，則歸檔「參考資料」。

5.家裡需要修理的事項：例如水管漏水需要修理，你需要聯絡水管工來修理，所以你會將其放入「等待」清單，因為你需要等待他人的行動。(就是先將其放入「待辦事項」中，等聯絡完後，再將這項目轉為「等待」清單，等他回應)

6.休假計劃的想法：這可能是一個較大的項目，包含多個步驟，如預訂機票、酒店和規劃旅行日程，因此你將其轉換為一個「項目計劃」，並開始分解為更小的行動步驟。(預訂機票，規劃行程……這些分別都是「待辦事項」，就是「項目計畫」是由多個「待辦事項」所組成的)

清空收集箱的過程，你可以清楚地知道每項任務的當前狀態，以及需要採取哪些步驟。而當把任務事項都分門別類的分類好後，接著你需要把注意力放在”當下”，去執行「待辦事項」上的項目。

在回顧階段 : 聚焦在清空”待辦事項”

在最後這階段裡，你要把注意力放在「待辦事項」上，這是你唯一當下要做的事情，爭取把「待辦事項」上的任務都解決掉。

比如，以剛剛專案經理的例子來看，他現在待辦事項上就寫上了:

• 回覆電子郵件
• 會議的”交代事項”
• 聯絡水電工(等聯絡完後，再將這項目轉為「等待」清單)
• 預訂機票、酒店
• 規劃行程

而在處理完待辦事項後，可以看看「項目計畫」裡那些事情有沒有進展，「可能清單」裡那些事情有沒有值得做的，「等待那些事情」別人都做好了嗎?

如果都沒有，那就再找點事情放入「收集箱」中，然後一直重複這個流程。

經過上面的講解，你現在知道了「GTD流程」的三個重點:

• 收集階段 : 將繁雜的念頭從大腦清空，紀錄在收集箱中
• 處理階段 : 把任務事項從收集箱清空，分門別類的歸類到各個項目清單中
• 回顧階段 : 專注處理待辦事項，把待辦事項清空，就只要專注處理當下的事就好。

所以是 —— 腦子凌亂的想法 → 收集箱 → 分類到各個項目清單中 → 專注於處理當下的待辦事項(其餘任務時間到時，會轉為待辦事項)

GTD 的使用時機

GTD 就像是一個大腦的外接硬碟一樣，把該做什麼事，這件事的任務進度到哪裡，都額外紀錄在系統裡，讓大腦不用記憶這些瑣碎事情，可以專注在思考上。(當下要做什麼事，看GTD的待辦事項就知道了，腦子不用去記)

但是，GTD 的使用場景，其實是用”用剩的時間”。

比如，當我們規劃出時間管理矩陣一一第二象限”重要但不緊急”的事情後，就要先投資一大筆的時間在它上頭，並劃出時間保護區來保護它 —— 像是對我來說，一天最重要的事情就是寫作，那我起床後就是固定寫作，約5-7點的這個時間段就是我的寫作時間，會將這時間保護起來，不會讓其他事情來打擾它。

而當我這件最重要的事情做完後，這時候有空閒了，才會開始處理 GTD 裡收集箱的分類和待辦清單上的事情。

所以說，一天當中，要等”最重要的事情”(通常為第二象限，重要不緊急的事情)處理完後，剩下”用剩的時間”，才是用來處理GTD的時間。²

• 延伸閱讀：《時間管理實戰技巧》：讓你不加班，重獲自由時間

時間管理 GTD (FAQ) :

資料參考:

1. 萬維鋼〈生活黑客2 高效能人士的一個習慣〉 ↩︎
2. 10分鐘學會使用GTD做任務管理 ↩︎