時間管理聚焦做最重要的事

時間管理GTD:如何衡量一個人是否具備時間管理的能力

今天來講時間管理。

首先,雖然叫作【時間管理】,不過事實上你是沒法管理時間的,因為時間不歸你控制,你一天也只有24小時,跟其他人一樣,你無法控制時間多給你一個小時讓你用。

而你唯一能管理的就只有你自己的注意力,就是在同樣24小時內,你要怎麼分配這些注意力,去處理工作、學習和生活中的這些事情,你可以把注意力想像成是金錢,然後日常事項想像成是投資項目,你是個投資人,你要決定分配多少資金在哪個項目上,以及期望獲得什麼回報。

所以與其說是時間管理,不如說是在固定的時間內進行任務管理。

而在任務管理中,大衛・艾倫 (David Allen) 提出了一個叫作【GTD】的方法,全名是”Getting Things Done”,就是把事情做成的意思。

GTD的核心是把要做的事都記錄下來,然後對任務進行分類處理,最後一一執行。

在GTD的流程中會分成3大步驟 : 收集、處理、回顧

1.在收集階段 : 聚焦在清空【大腦】

你要做的事情就是把腦中隨意冒出的想法都給記錄下來,不做任何的判斷,先收集下來再說。

在這階段你要知道你的想法是高頻率的,所以你要選擇最輕便的方式來記錄,比如你可以在手邊擺個筆記本,或是也可以用手機APP (ColorNote)。

這些記錄事情的地方,你可以稱呼它為【收集箱】。

舉個例子,你在工作的時候,有同事告訴你文檔有錯字需要修改一下,這件事情不是非常重要也不是非常緊急的,你就先記下來:“文檔有錯字,需要修改”,然後繼續做當下的事。

那麼為什麼【要把事情都給記錄下來】呢?

因為這涉及到人的一個很奇怪的心理機制,稱為【柴嘉尼效應Zeigarnik effect】。

柴嘉尼發現人會把一件沒有完成的事情,一直放在心裡記著,直到有一天他把這件事做了,他才會忘掉。

簡單來說如果一件事情你沒有去處理它,那麼它就會在你的大腦後台處持續運轉,佔有你的注意力,讓你無法專心。

在2005年時,美國國家科學基金會(National Science Foundation)通過調查發現:

普通人每天會在腦海裡閃過1.2萬至6萬個念頭,其中80%的念頭是消極的,95%的念頭與前一天完全相同。

也就是說我們會天然地被那些煩惱、顧慮、擔憂等無用的念頭給包圍,陷入分心走神的情況。

所以要想大腦集中精力,就得想辦法結束這些無用的念頭。

《認知覺醒》的作者【周岭】認為結束念頭只有兩個辦法:

一是在現實世界中完成它,讓事情閉合;
二是在虛擬世界中審視它,讓進程結束。

但是很多念頭是無法在現實世界中立即完成的,所以“記錄下來”就成了在虛擬世界中結束它們的唯一手段。

因為“記錄下來”可以幫助我們審視這些念頭存在的理由,讓它結束進程,退出工作記憶。

所以【柴嘉尼效應】對我們真正有啟示的地方是: 將腦中的想法給記錄下來,這樣可以讓你的工作記憶獲得解放,避免那些沒完成的工作給大腦造成壓力,從而幫助大腦專注在真正重要的事情上面。

而當把事情都記錄下來之後,就進入到下一個步驟 : 整理。

2.在整理階段 : 聚焦在清空【收集箱】

由於我們剛剛把腦中的雜訊,資料等等都混合的堆積在收集箱中,所以我們接下來就需要分類一下,到底哪些是重要的訊息需要處理的,又有哪些是雜訊可以直接刪除的。

你可以想像成是在玩彈珠台一樣,你發出去的每個小珠子都會根據路線上的碰撞,滾入到下方的號碼格中。

不過與這稍微有點不同的是,當一件任務事項滑出收件箱後,不是經歷隨機的碰撞,而是依循一套明確的篩選規則:

  1. 先判斷它是不是能夠付諸行動的,如果近期不能夠行動,但是將來也許會去做,將它放入到【可能清單】裡面。
  2. 如果近期或未來都不能付諸行動,可能它根本就不是一個任務,比如“史丹利Youtube更新了”,這只是一條信息,那麼把它丟到【垃圾桶】就好了。
  3. 還有一些信息,比如同事發給你的項目文件,如果可以作為【參考資料】,就把它給歸檔。
  4. 然後剩下的都是可以執行的列表項。先看能不能在兩分鐘之內完成,如果可以,馬上去完成它。如果不可以,再看這個列表項是不是需要多個步驟才可以完成,如果需要多個步驟才可以完成,就把它轉化成【項目計畫】。
  5. 對於剩下的任務,先看它是否是需要等待他人完成或者需要他人協作的,如果需要就放入到【等待】清單裡。
  6. 如果不需要,再看它是否必須在指定的日期或者指定的時間做,比如“給朋友發訊息祝他生日快樂”,如果是,將它放入到【日程表】裡面。
  7. 至於剩下的任務,放到【待辦事項】清單裡。

雖然這整個流程看起來很麻煩,不過現在已經有很多APP (Nirvana) 可以幫你處理這些邏輯,你只要照著下方那張圖多試個3-5次很快就會了。

時間管理GTD

當把任務事項都分門別類的分類好後,接著你需要把注意力放在【當下】。

3.在回顧階段 : 聚焦在清空【待辦事項】

在最後這階段裡,你就是把注意力放在【待辦事項】上,這是你唯一當下要做的事情,爭取把待辦事項上的任務都解決掉。

在處理完【待辦事項】後,可以看看【項目計畫】裡那些事情有沒有進展,【可能清單】裡那些事情有沒有值得做的,【等待】那些事情別人都做好了嗎?

如果都沒有,那就再找點事情放入收集籃中,然後隨時回顧,每天回顧,每周回顧。

經過上面的講解,你現在知道了GTD的三個重點:

  • 收集 : 將繁雜的念頭從大腦清空,紀錄在收集箱中
  • 處理 : 把任務事項從收集箱清空,分門別類的歸類到各個項目清單中
  • 回顧 : 專注處理待辦事項,把待辦事項清空,每天就只要專注處理當下的事就好。

GTD就像是一個大腦的外接硬碟一樣,把該做什麼事,這件事的任務進度到哪裡,都額外紀錄在別的地方,讓大腦不用記憶這些瑣碎事情,可以專注在思考上。

不過,知道GTD的概念只是讓你入門而已,你還不能自稱懂時間管理,因為更重要的還是【使用GTD的時機】以及【對於任務重要性的判斷】。

繼續往下看,乾貨現在才開始。

緊急/重要矩陣四象限

在《高效能人士的7個習慣》裡,史蒂芬·柯維 (Stephen Covey) 提到了一個故事。

在美國的小鎮上有一個消防隊,他們常常奔波於”重要且緊急”的火災上。一旦火災發生是要出人命的,連消防人員自己都可能有生命危險。

所以他們就在想,有沒有辦法做些什麼,來減少火災發生的機率呢?

於是為了讓自己不必每天出生入死,他們決定在救火之外,派專門的隊員上街檢查救火設備、老化電路、易燃物和各種隱患。

雖然剛開始工作量更大了,但一段時間過後,他們發現這個小鎮發生火災的機率真的減少了,因此成了正向循環,消防隊有了更多時間上街檢查,災情又進一步的減少。

到最後,這個消防隊的主要工作變成了防火,而不是救火。

花費在滅火救火這件事情上的時間只有2%,剩下98%的時間都是在社區、學校宣傳如何預防火災以及發生火災後的一些自救事項。

這家消防局的局長說:「我們從來不為撲滅一場大火為榮,而是以不發生火災為榮」。

也就是說,當你在防火(重要但不緊急)的事情上做多了後,你會發現在”既重要又緊急”這一欄清單裡的事情就變少了,這個小鎮沒有以前那麼多火要救了。

之所以有那麼多重要又緊急的事情發生,是因為你在重要但不緊急的事上做的不夠。

【劉潤】認為如果我們把事情按照【緊急/重要矩陣】分成四個象限,針對這四個象限,應該採用不同的策略:

第一象限 : 重要,並且緊急

突如其來的公司公關危機,下週就要提交的投標方案,追趕本月銷售指標,在重大行業論壇上的演講文稿等等,這些都是重要並且緊急的事情。

雖然這個象限的事情,是你的焦慮之源,但是對待它們你並沒有什麼討巧的辦法,只有立刻、馬上動手完成,殺掉一個是一個。

然後儘量騰出時間做第二象限(像救火隊員一樣),最後,慢慢通過這種方式來減少第一象限。

第二象限 : 重要,但不緊急

每日的學習,每週檢查項目進度,招聘更好的人才,常規性拜訪客戶,和合作夥伴座談,結識真正的高手,擴展自己的人脈,一次真正的休息等等,這些都是重要,但不緊急的事情。

因為不緊急,它們常常往後排,直到變成重要,並且緊急的事:客戶因為疏於溝通而流失給了競爭對手,項目風險雨後春筍一樣浮現等等。

專注於重要但還不緊急的事情,在它慢慢變得緊急之前完成它,這就是“要事第一”。

第三象限 : 緊急,但不重要

電腦上經常跳出來的新郵件,手機的各種通知,各種可參加、可不參加的會議、論壇、活動。

這些事情也許是緊急的事情,但很多並不重要。試著關掉郵件、關掉電腦、關掉手機。

為什麼沒有時間做第二象限的事?因為第三象限的事做太多了。

第四象限 : 不重要,也不緊急

各種無關緊要的事情,在公司的八卦、在家裡的追劇,都應該戒掉。

很多億萬富翁是不使用郵件和手機的,甚至會脫離網路。

以全美最大獨立美髮沙龍品牌創辦人- John Paul DeJoria為例

他過的就是科技含量極低的生活方式。

他著名的是完全不用電子信箱,只靠著電話、傳真及助理,來打理分佈87國的生意。

他的說法是 : 【如果我發送電子郵件,我會被淹沒的】。

當然你不用像他那麼誇張。

但這指出的是,有時候你每隔15分鐘就要檢查一次手機,確保沒有漏接Line訊息的這種行為,會讓你無法進入到能產生收入的深度工作中。

這些瑣事會讓你忙碌,但無法掙錢。

時間管理矩陣的實際應用 : 要事先行

現在,你知道了四個象限分別代表了什麼意思,那麼該怎麼實際運用呢?

首先,你需要在你每日的24小時中,先切出一段固定的時間來擺放第二象限(重要但不緊急)的事情。

第二象限是你的核心競爭力,是需要長期累積的,所以需要先規劃固定時間,先匡列起來,保護起來。

比如你在上班的話,那麼早上的6-8點這段時間要保護好,最精華的時間要留給自己,不要留給老闆。

在第二象限根據你個人職業的不同,可以替換,比如可以寫作、閱讀、健身、冥想,或是籃球球員可以練投1000球,FPS職業選手可以開軟件練槍法等等。

總之就是把你認為重要但不緊急的事情都先給匡列出來,這段時間當作是你的原則,在這時間上就做這件事,不要輕易地被其他事情給干擾變動。

希特林是美國一家著名獵頭公司的CEO。

他每天6點準時起床,鍛煉、閱讀,思考一天最重要的事。

有一天,他心血來潮,決定給他認識的20位知名公司高管發郵件,問問他們早晨都是幾點起來的,如何安排。

他一共發了20封郵件,收回來18封。

結果顯示,這些高管無一例外都在6點之前就起床了,最晚也是6點整。

這讓希特林非常吃驚。

更吃驚的是,這些高管都能充分利用好早起的這段時間,不管是用於閱讀、思考,還是用於鍛煉身體,總之是一些平時需要強大意志力才能完成的事。

希特林不是第一個發現高管喜歡早起的人,勞拉·萬德坎姆在《一流成功人士早餐前都做什麼》書中列出了更多喜歡早起的知名企業家:

  • 蘋果前CEO喬布斯:每天6點多起床。
  • 蘋果CEO蒂姆·庫克:每天早上4點半開始發郵件。
  • Square CEO傑克·多西:每天5點半起床。
  • 著名投資人傑夫·喬丹:早上5點到辦公室。
  • 思科前首席技術和戰略官帕德馬錫·沃里奧:每天4點半就會起床。
  • AOL CEO蒂姆·阿姆斯特朗:每天5點起床。
  • 富士施樂CEO尤素拉·布恩斯:每天5點1刻起床。
  • 愛立信CEO衛翰思:很少在8點以後踏進辦公室,很早就起床。
  • 沃達丰CEO維迪諾·克勞:每天早上6點起床。

這些企業家為什麼都喜歡早起?

一個直接的理由是,他們一旦投入到白天的工作,一般很少有機會抽身,為了爭取一段“屬於自己”的時光,大多養成了早起的習慣。

但這個習慣,卻給這些高管帶來一項意外的收穫:

早起,讓他們把一天中精力最充沛的時光留給了自己,這也是他們都能在這段時間幹一些需要強大意志力才能完成的事情的原因。

一般的上班族,最害怕的就是早起,許多人還形成了“報復性晚睡”的習慣。

他們晚睡的理由,也和那些高管們一樣,都是想要找回“屬於自己”的時間。

只是,下班之後至臨睡前,是經過一天疲憊的工作折磨後剩下的“垃圾時間”,質量不高。

所以,大部分人只能利用這段時間放鬆自己,要麼用來看視頻、聽音樂、打遊戲,要麼聚會喝酒、聊天,總之都是休閒娛樂。

而每個人的精力都是差不多的,相比晚睡的人,早起的人,只是把醒著的時間段往前移動了幾個小時,將精力最充沛的“黃金時間”留給了自己。

勞拉·萬德坎姆想要提醒我們的正是這點:不要忽略了時間和能量“前置管理”的重要性。

在她看來,許多時候,人與人之間的較量,本質上就是身體與身體之間“田忌賽馬”式的較量,只要稍微掌握一點身體能量分配的訣竅,就能輕鬆贏得比賽。

美國的心理學教授喬西·戴維斯說 : 人在一天之中精力最好最頂峰的高效狀態,也就兩個小時而已。

所以,你是想利用這個時間做最重要的事,還是白白浪費掉,取決於你想不想過一種高效的生活。

而當你羅列完第二象限的時間規劃後,剩下的時間才用來規劃GTD裡的待辦事項。

也就是說,GTD其實在某種意義上是規劃第一象限該做的事。

至於第三象限和第四象限,這種可做可不做的事情,就一律不做;可去可不去的臨時邀約,一律不去。

4%努力造成64%成果

有一個故事是這樣子的,巴菲特的私人飛行員,有感於自己已經一把年紀了,但還沒有做出什麼豐功偉業來,於是想找巴菲特請教。

巴菲特就叫他寫出職業生涯中最重要的25項目標來。

然後,巴菲特讓他審視這個清單,圈出其中最重要的5個來。

巴菲特就跟他說:【你現在知道該怎麼做了吧。】

飛行員回應:【知道了,先把精力放在那5個最重要的目標上,剩下的20個,閒暇之後有餘力之後再慢慢完成。】

這還滿有邏輯的吧,很符合一般人的思考方式。

但是這時候巴菲特說了一句有意思的話:【

不,你搞錯了。

那些你並沒有圈出來的目標,不是你應該在閒暇時間慢慢完成的事,而是你應該盡全力避免去做的事—你應該像躲避瘟疫一樣躲避它們。

不花任何的時間和注意力在它們上面。】

我一直都覺得這句話很有道理,一件事情你要用十年來做都不一定做的好了,何況是一年做十件事情。

比起「有所為」,「有所不為」可能更加重要,也就是,關鍵在於不做什麼

資源有限,不管是財力,人力,還是你最重要的注意力,不可能所有地方都做實。

戰略首先不是選擇我要做什麼,而是選擇我要放棄什麼,戰略就是放棄的智慧。

你什麼都想要,你就什麼都得不到。

當你通過放棄其他資源,集中火力強化特點時,那不管是任何競爭對手面對你的特點時,他都會是虛的。

以搜尋引擎為例,1995年Yahoo創立了搜尋網站的經營模式,他為了讓訪客停留更久,不斷的在首頁上添加新聞,天氣,運動,娛樂等等。

整個頁面密密麻麻擠滿資訊。

而到1998年Google成立時,他不理會當時主流這種博取眼珠的方式,採取了完全相反的策略。

Google的首頁上除了搜尋框一無所有,空蕩蕩的,他選擇把所有的資源投入在搜尋功能這一服務上。

結果你也看到了,Google成為了現在第一大的搜尋引擎。

有個很有名的帕累托法則,或者你可以稱他為80-20法則。

帕累托是一位意大利經濟學家,他當初觀察時發現,義大利的80%財富是被20%的人給掌控。

他點出了

原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間存在著無法解釋的不平衡。

這包含了方方面面,比如

  • 你20%的言行細節,影響你80%的人際關係。
  • 你20%的生活習慣,影響你80%的身體健康。
  • 你20%的從事嗜好時間,為你創造80%的人生樂趣

而這概念同樣也適用於你的業務領域上,比如

  • 20%的客戶造成你80%的營收
  • 20%的行銷活動,造成你80%的營業額

你可以嘗試把你所有的業務活動都平攤開來:

檢查電子郵件創建系統和流程招聘中
撰寫銷售文案提供優惠和促銷跑腿
與客戶交談培訓員工進行網絡研討會
開會創建銷售漏斗創建提案
製作Facebook廣告發送郵件策劃
查看分析統計拍攝影片面試
你所有的業務活動

80/20法則意味著,你應該要忽略80%的業務活動。應該將它們外包,這樣你就可以專注於產生收入的前20%。

而這80/20規則同樣應用於80/20規則本身。

也就是說,收入的80%中的80%來自你的行銷活動的20%中的20%。

簡單來說,4%的行銷活動,創造了64%的營收

在行銷活動中,削減了96%的很少或根本沒有收入的活動後,這就是收入最高的4%的活動:

檢查電子郵件創建系統和流程招聘中
撰寫銷售文案提供優惠和促銷跑腿
與客戶交談培訓員工進行網絡研討會
開會創建銷售漏斗創建提案
製作Facebook廣告發送郵件策劃
查看分析統計拍攝影片面試
收入最高的4%的活動

因為這4%的活動,實際上為你的業務帶來了64%的收入。

所以你可以僱用其他人來做所有的其他事情,把你從那96%瑣碎的細節中給解放出來。

你不應該將時間花在無聊的低價值任務上。

因為在時間成本上,你每花一分鐘在執行低效率任務時,同時都是在浪費你花在高槓桿領域中的時間。

比如以一個具規模的Youtuber來說:

最具價值的可能會是他腦中的創意企劃,或是他的個人IP。所以需要他露臉或是聲音出來。而其他瑣碎的攝影,剪輯,後製,其實都可以交代給員工或是外包出去。

有一個笑話是,如果有一千美元掉在比爾蓋茲面前的地板上。

那只要他彎下腰去撿那筆錢,他就虧了。

因為以比爾蓋茲的收入來看,他每秒能賺250美元,彎腰撿錢這行為可能需要6-7秒,早已超過那錢的價值了。

他完全可以把這時間運用在其他更有價值的地方上。

這故事指的是,你也可以算出你單位時間的價值。你每月賺多少錢,除以你工作的時數。一旦確定了小時費率,你就可以把不想完成的工作,僱用某人以較低費率進行。

把一些重複勞動的事情,比如洗衣服,打掃,跑腿,煮飯,排隊等等,花錢請別人做。

像是你每小時價值1000元,那你在吃飯時跟別人排隊的時間,完全可以用外送平台來代替。

把精力集中在那4%真正推動你事業和收入成長的地方,而其他96%的事情一樣要做,但是你可以交給別人來做。

華杉認為:

判斷是第一生產力!如果你能對每件事都能一下子抓住本質,根本就沒有那麼多要幹的活。很多工作都是被製造出來,幫倒忙的。如果把工作量分為100,通常50%的工作任務是根本不應該幹的,直接取消任務就好。 45%是該幹但在不停的返工反复,只有5%是正事,這是十分普遍的現象,我們的目標就是一下子抓住那5%,用100%的時間幹那5%。

也就是說要把全部資源都投入到最重要的東西上。

關鍵是判斷與捨棄,一個人的成就大多取決於做決策,做選擇,也就是分配資源。

只有不停地做減法,減到減無可減了,才會只留下最重要的東西。只有把全部資源都投入到最重要的東西上,才能取得成功。

所以到底該怎麼衡量一個人是否具備時間管理能力呢?

那就是要看他是不是都在處理些雞毛蒜皮的小事,還是把時間花在那些真正重要的事情上。

資料參考:

改變你一生的80/20法則
10分鐘學會使用GTD做任務管理

時間管理FAQ

什麼是GTD?

在任務管理中,大衛・艾倫 (David Allen) 提出了一個叫作【GTD】的方法,全名是”Getting Things Done”,就是把事情做成的意思。GTD的核心是把要做的事都記錄下來,然後對任務進行分類處理,最後一一執行。
在GTD的流程中會分成3大步驟 : 收集、處理、回顧
在收集階段 : 聚焦在清空【大腦】
在整理階段 : 聚焦在清空【收集箱】
在回顧階段 : 聚焦在清空【待辦事項】

什麼是緊急/重要矩陣四象限?

第一象限 : 重要,並且緊急

突如其來的公司公關危機,下週就要提交的投標方案,追趕本月銷售指標,在重大行業論壇上的演講文稿等等,這些都是重要並且緊急的事情。
雖然這個象限的事情,是你的焦慮之源,但是對待它們你並沒有什麼討巧的辦法,只有立刻、馬上動手完成,殺掉一個是一個。

第二象限 : 重要,但不緊急

每日的學習,每週檢查項目進度,招聘更好的人才,常規性拜訪客戶,和合作夥伴座談,結識真正的高手,擴展自己的人脈,一次真正的休息等等,這些都是重要,但不緊急的事情。
因為不緊急,它們常常往後排,直到變成重要,並且緊急的事:客戶因為疏於溝通而流失給了競爭對手,項目風險雨後春筍一樣浮現等等。

第三象限 : 緊急,但不重要

電腦上經常跳出來的新郵件,手機的各種通知,各種可參加、可不參加的會議、論壇、活動。
這些事情也許是緊急的事情,但很多並不重要。試著關掉郵件、關掉電腦、關掉手機。

第四象限 : 不重要,也不緊急

各種無關緊要的事情,在公司的八卦、在家裡的追劇,都應該戒掉。

怎麼衡量一個人是否具備時間管理能力呢?

華杉認為:
判斷是第一生產力!如果你能對每件事都能一下子抓住本質,根本就沒有那麼多要幹的活。很多工作都是被製造出來,幫倒忙的。如果把工作量分為100,通常50%的工作任務是根本不應該幹的,直接取消任務就好。 45%是該幹但在不停的返工反复,只有5%是正事,這是十分普遍的現象,我們的目標就是一下子抓住那5%,用100%的時間幹那5%。
也就是說要把全部資源都投入到最重要的東西上。
關鍵是判斷與捨棄,一個人的成就大多取決於做決策,做選擇,也就是分配資源。
只有不停地做減法,減到減無可減了,才會只留下最重要的東西。只有把全部資源都投入到最重要的東西上,才能取得成功。
所以到底該怎麼衡量一個人是否具備時間管理能力呢?
那就是要看他是不是都在處理些雞毛蒜皮的小事,還是把時間花在那些真正重要的事情上。

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