如何時間管理？當自己時間的主人

時間管理從字面上看，是「管理時間」。但時間不像金錢一樣能交易和買賣，每個人每天拿到的，都同樣是二十四小時，你無法借由操作，讓自己比別人多活一小時。因此，時間是無法管理的。

你唯一能管理的是「你自己」，或說你「利用時間的方式」。

本質上，是在管理自己的「生產力」，即 —— 以「時間和精力」作為籌碼，去投資「任務/代辦事項」。

例如，你決定要花3小時去閱讀，花2小時工作，花5小時玩遊戲……這叫對任務的投資。根據你對不同任務投資的比例，生產力會不同。對於同樣的工作來說，相較於你每天只花半小時工作，那每天花四小時的人，他的生產力會更高。

因此，時間管理的衡量標準，不是看時間控管能力，比如幾分幾秒做什麼事，都精準到位。而是要看生產力 —— 是否減少無效消耗，並將資源(時間、精力)投入到高價值領域中。

判斷是第一生產力

時間管理並不是管理「時間成效」的，他是管理「你對任務事項的時間投資」的。

焦點是放在「任務投資」上，而不是「時間成效」上。

差別有點像是這樣的:

就是以「時間成效」來看的話，你會傾向於將他塞滿，如果工作時間有8個小時，那麼1分鐘都不浪費——有點像是要把瓶子裡塞滿一樣，你會先丟入大石頭，然後丟入碎石、沙子，等到滿得差不多了，然後再倒入水，一次填滿。

這對應在現實中，就是你的時間單位可能會以30分鐘為一單位，然後所有的代辦事項都排滿滿的，完全沒自己的空餘時間。就算有空餘，你也會很快的安插任務進去，將其填滿。

你一天的行程：

• 要開 10 場會議
• 拜訪 3 位客人
• 寫 5 封職場郵件
• ……一天能做10-20件事。

你也許會覺得很充實，覺得自己的時間利用效率很高，每天都塞得滿滿的，做了很多事情。

但如果以「任務投資」來規劃的話，你會先判斷哪個任務比較重要，然後大部分時間就只做那任務，甚至還會列出”不做清單”，其他不相干的內容就完全不碰(比如社群，新聞八卦等等)。

你可以把時間想像成是金錢，然後日常事項想像成是投資項目，你是個投資人，你要決定分配多少資金在哪個項目上，以及期望獲得什麼回報——你要選一個你把握性最大的標的(最重要的標的)，將你大部分的貨幣都投資進去，然後日復一日的持續，持續，持續，直到複利產生，越滾越大……

對應在現實中，就是你可能一天只做一件事情，但是這一件事情是最重要的一件事情，只要完成這項工作，其他工作都會變得簡單或不重要了。

所以時間管理，它不是單純的要在單位時間內做越多事越好。它涉及的是選擇，是要謹慎地思考要把這時間貨幣，投資在哪個項目上。(我們除了工作量外，我們還要看那工作本身是不是重要的)

就像華杉所說的:「判斷是第一生產力，如果你對每件事情都能一下子就抓住本質，那根本就沒有那麼多要幹的活。所謂的很多工作都是被製作出來，幫倒忙的。比如，如果將工作量分為100，通常50%的工作根本不應該幹，直接取消就好。而45%事該幹，但在不停的返工，只有5%是正事。所以我們的目標就是一下子抓住那5%，用100%的時間幹那5%。」¹

也就是說，一個有時間管理觀念的人，並不是說他的工作能力比別人強，能在單位時間內做出更多的成效，而是他有判斷力。

時間管理並不是要追求效率，汲汲營營的從17分鐘裡省出17秒，做更多的項目，而是要用17分鐘省出17個小時，就是你要在這17分鐘裡下一個決定，接下來要花費17小時做的事，到底值不值得做?

做事前，首先要對每一個項目做出「判斷」，判斷這一個項目是怎麼回事，該往哪個方向走，需要掌握哪些資訊——如果沒有判斷，就不要開始，沒有判斷，就不要布置工作任務。

所有的一切都從判斷開始。時間管理不是提高效率的技術，而是判斷的技術。

以「時間和精力」作為籌碼，去投資「任務/代辦事項」

時間管理是你以「時間和精力」作為籌碼，去投資「任務/代辦事項」。

• 這裡我們使用的貨幣是：時間、精力
• 投資的標的物為：任務、待辦清單、專案

將時間和精力視為「貨幣」時，有3個關鍵特點：

1.「總量有限」

每個人每天都只有24小時。不會多也不會少，你無法透過任何操作技巧，讓自己多活一小時。同樣的，別人也無法透過掠奪等手段，讓你少活一小時。

2.「不可再生」且「不可流通」

時間是單向流動的資源，一旦消耗即無法補充；而精力雖然可透過睡眠及冥想回復，但受生理限制，恢復效率因人而異。且無法儲存或延後使用（例如：今天的時間無法存到明天）。

3.「衰退性」

時間段的價值並不相同。只有剛睡醒起來的兩小時，精力最充沛的時刻，才具有最高價值，而隨著動腦，做雜事……精力會逐漸耗損。所以越接近起床的時間段，越有價值。

那根據時間精力的特性，可以得出判斷：

一天只有24小時，無法儲存，無法交易，且越開頭的時間越寶貴，那就要「要事先做」，在你意志力最充沛的時候，拿去對付最棘手的任務。而不是在你上班忙完一天後，才開始做重要的事情。

如果將任務/代辦事項視為「標的物」時，有這關鍵特點：

任務/代辦事項不是股票，不需要跟他人交易，相對收益是穩定的，你不用擔心漲幅問題。因此，這就相當於是有一款年收益25%漲幅的股票，你可以對其 All IN，不用管後果。

根據任務/代辦事項的特性，可以得出判斷：

在投資上要壓倒性投入，因為你根本不用擔心會賠。為此你需要做減法，做判斷，做取捨 —— 拒絕那些不重要的事情，把時間都節約起來，然後全部投入在最重要的事情中。

將 24 小時視為「投資本金」：選標的 → 進場時機 → 占比配置

以投資來講，最重要的是「選標的」、「投資的時機」，以及「標的物的占比分配」。

1.選標的：用 2×2 矩陣篩出高報酬任務

列出所有待辦，先「收集」再「整理」

參考 GTD 的收集箱概念，把腦中所有任務、想法先倒出來。每天或每週固定清空收集箱，避免任務在腦中佔用腦容量。

先過濾雜訊
把所有待辦丟進 Eisenhower Matrix 艾森豪矩陣(重要緊急四象限)，立刻刪除「不重要、不緊急」象限。

再找 20 % 關鍵
對剩下的任務做 帕雷托 (80/20 法則) 分析：能帶來 80 % 結果的 20 % 行動就是你的「生產力標的」。

重點： 真正值得 All-in 的標的一天通常不超過「3 件」。

2. 進場時機：規劃時間分配給任務

意志力高峰時段
觀察一週生理節律，找出「晨間 90 分鐘」、「午後 60 分鐘」等精力尖峰。

時間盒（Time Box）
將重要事畫在行事曆上，框訂起來，保護這段時間，不讓他人隨意佔用。禁止會議＆訊息干擾。

三張清單原則
這三張清單包含的是 —— 「待辦清單」、「一件事清單」以及「不做清單」。

3. 占比配置：All in

只做一件事。只有不停地做減法，減到減無可減了，才會只留下最重要的東西。只有把全部資源投入到最重要的事物上，才能取得成功。

4.執行：間歇式工作

使用番茄鐘工作法，「以短時間專注 + 大腦恢復休息」來維持長時間專注。推薦「工作 90 分鐘，休息 15 分鐘」模式。

一天投入4小時就夠了

如果清楚自己要修練什麼技能的話，那一天最多只要投入4小時就夠了。(備註，這裡是指腦力工作者，對體力工作者——餐飲業和服務業不適用)

原因是現在很多技能都是腦力活動，是不適合長時間鍛鍊的，如果你很專注的話，最多4個小時，差不多是寫一篇文章的時間(非虛構寫作，不是寫故事的)，就能把腦子給燒乾了。

你要擠也擠不出第二篇來了，能量很有限。

再來是很多人雖然工作時間很長，但那些都是重複性的”無效工作”，就是做低階的重複勞動罷了。或是工作效率很低，只是在混時間，是在瞎忙。

真要集中火力做事的話，時間根本不用那麼長。

就像德魯克所說的「如果你計算一下你的時間，你會發現自己把大部分時間，花在了沒有意義的事情上。」

其實，如果你有作時間紀錄習慣的話，對照一下你會發現 —— 你的工作時間，完全可以擰出大量的水份(看手機、滑社群、走神、跟同事閒聊)，真正的有效工作時間可能不到1/3吧。

如果該工作時工作，該娛樂時娛樂，你的工作效率不知道會提高多少倍。

一天工作4小時

打開各種談論職場、時間管理的文章，大部分都會告訴你：要把每一分鐘都安排得滿滿噹噹，這樣才不會浪費時間。

可事實上，如果你一天能高效工作4小時，就相當不錯了。

在《史蒂芬．金談寫作》(On Writing)一書中，史蒂芬·金談過自己的日程安排：

“上午用來處理新事物，比如寫文章，而下午用來睡午覺和寫信，晚上則用來讀書、和家人在一起、看電視，以及做些工作上的緊急修改。基本上，早上是我的黃金寫作時間。”

照他的描述來看 —— 他一天真正的寫作時間，不超過四個小時。

而鄭淵潔在1985年創刊《童話大王》，整本刊物只有他一個編輯，為了確保每天寫4000字，他把每天的寫作時間安排在早上4:30-6:30，從1986年起，直至現在依然如此。

那麼他的工作時間是多少? —— 兩小時。²

再來，柳比歇夫，前蘇聯學者，一生寫了70多部學術著作，在數學、生物學、文學和哲學上都有重大貢獻——驚人的知識量，導致很多人認為他活了很多輩子。

可是根據資料顯示，柳比歇夫一天的工作時間不過4個小時。他認為，如果一天工作少於四個小時，那麼證明今天的工作沒有達到效果。但是，如果多於四個小時，那麼這種工作的時間效能其實是下降的，那還不如用來休閒、娛樂、寫信、交流，甚至是睡覺(他每天的睡覺時間都要有10個小時)。

你看這是反常識的 —— 他的工作時間僅僅是正常上班族的一半，但卻同時做出了很多的學術成果。³

最後，以出版儒家經典和戰略營銷書聞名的華杉，至今出版了38本書，都快著作等身了。那華杉為了寫這些書花了多少時間呢?

每天兩小時。

華杉有提過他的時間管理方式 —— 我一般每天早上5點起床，5-7點是我每天的寫作時間，日日不斷，平均一天2000字，一年就是70萬字，20年就1400萬字，也不佔用工作時間。周末雙休的話，就是讀兩天書。為此犧牲的，也不過就是晚上10:00以前睡覺，沒有夜生活罷了。

所以一切都是累積，日日不斷且產值有累積的話(這裡你可以代入任何你工作上的技能，不一定要是寫作，可以是編程，設計，做PPT……)，那每天需要的工作時間確實是不用很多。

真正影響長久效果的，並不是時間，而是效率(集中精神)和持續力。一天最多工作4小時就差不多了，如果低於說明沒達標，如果高於，說明成效漸減。

當然你會想說，那些都是有名的作者阿，寫作對他們來說是很容易的。比如，他可是史蒂芬金阿，他寫故事就跟喝白開水一樣簡單。但是你得去思考一下，究竟是: 因為他是史蒂芬金，所以才能做這件事，還是因為他做了這件事，所以才成為了史蒂芬金?

日日不斷，滴水穿石

“日日不斷，滴水穿石”是儒家思想，來自於曾國藩在《曾國藩家書》裡寫給他弟弟曾國荃的一封信：

當時曾國荃打完勝仗，回到老家湖南休養。曾國藩就告誡他說，你應該要好好的修養身體，安心作學問，不要去參與別人的事情。

其中，曾國藩詳細列了幾條 —— 當天的功課一定要當天做，不要說今天很忙今天不做，明天把今天的份補上。也不要說今天時間比較多，把明天的先做了。一定要當天的事情當天做。

接著他又補了一個漏洞 —— 也不要說這兩天要出門，回來再做，出門總是得住旅館吧，就把功課帶著在旅館裡完成，一定要每天完成每天的任務，這叫”日日不斷”。

孟子也說過同樣的概念”勿忘勿助”。

“勿忘”就是做任何事情不要忘了，要日日不斷的做，保持日更(你可以每天寫作，但不用每天發表)，一天也不要落下。”勿助”就是不要拔苗助長 —— 說一搞大幹三天，然後一歇又歇了二十幾天。⁴

所以，就算你每天寫作只寫100字也好，每天健身只做一個伏地挺身也好，都算有做，但就是要維持這個節奏，不要讓他斷了。

喜劇演員傑瑞·盛菲德(Jerry Seinfeld)也分享過一個生產力秘訣 —— 關鍵在於每天寫笑話。(他在走紅前，早期還在各個俱樂部找演出機會時，就已經培養了這個習慣)

他發現，做這件事的好方法，就是掛一張很大的行事曆在牆上，每一天，只要他有做到自己要求的事情，就在上面打個很大的紅色V。

盛菲德說:「經過幾天，你會連成一條鍊子。堅持不斷的做這件事，每一天鍊子就會增長一點。看著這條鍊子你會有成就感，尤其是做了幾個星期以後。而你唯一的工作，就是不要讓鏈子斷掉，千萬不要讓它斷掉」⁵

苦練才能成為專家

1993年，心理學家安德斯·艾瑞克森在《心理學評論》期刊上發表〈苦練才能成為專家〉一文。

他戳破了專家的表現來自於天賦、天生等的說法。他認為專家的成就表現都是經由苦練(長時間的刻意練習)而來的 —— 並提出了著名的「一萬個小時法則」。

在一項研究中，知名小提琴手異於常人的地方在於，每個人在20歲以前的練習時間都累計超過了一萬個小時(大約10年的時間)，也就是說，在其他小屁孩還拿著課本亂塗鴉時，他們早就已經確立了志向，並開始練習了。

我們來簡單算一下，把十年平均分配的話，那麼他們平均一天得練習約3個小時(3x365x10=10950)。

同樣概念，套用到你的工作上 —— 假設你已經知道自己的志向是什麼，要修練什麼技能的話，如果你一年工作250天(一周5天，周末休息，一年50周)，那麼在邁向大師的旅程上，你平均一天得要投入4個小時。(這裡提的是，你得以”大師”的心態去精進技能，要刻意練習，而不是單純的混時間或做重複的事，大多數上班族工作時間都有超過8小時，但他們並沒有成為大師)⁶

所謂的「一技之長」其實是靠投入的時數來培養的 —— 米開朗基羅就曾說:「如果你知道我必須多賣力才能有這樣的神乎奇技，你就會覺得我的作品一點也不神奇。」

也就是說，就算看上去再怎麼的天才，也都一定是用大量的練習時數所換來的(專注的10000小時)，天才只是外人所看到的表面，因為我們看不到他們背後付出的辛苦結晶。

如維根斯坦所言：「天才並不比任何一個誠實的人有更多的光，但他有一個特殊的透鏡，可以將光線聚焦至燃點。」

天才是”聚焦”+”苦練”的產物。

如何擺脫拖延：你無法拖延拖延

如果在工作中遭遇拖延怎麼辦?

所謂的做事拖延，不是拖延著做事，而是拖延著不開始做事 —— 因為他們不是不知道該做什麼，而是不知道為什麼「無法進入狀態」。⁷

而凱文凱利給了一個你可能想不到的建議 —— 遇到拖延，不要抗拒 —— 就把拖延當作是當下最重要的任務，認認真真地去拖延。

什麼叫做認認真真地拖延呢?

就是你可以為自己設一個5分鐘地倒數計時，這5分鐘裡什麼都不做。不只是不去工作而已，你也不能刷手機、玩遊戲，或是跟別人聊天。凱文凱利說，你會發現自己根本無法完成這個任務，因為人是一種非常厭惡空白的動物，這種「專心的拖延」比起工作甚至會讓人更加的痛苦。

所以，5分鐘後，你甚至會渴望工作。⁸

而對於工作中的拖延症，希斯特羅姆(Instagram創始人)有另一個「5分鐘理論」。

一般人會認為5分鐘根本無法解決什麼重大問題。但希斯特羅姆認為 :「5分鐘足夠你去克服所有的恐懼，著手準備重要計畫或夢想了」。

他說過:「如果你不情願做某件事，就跟自己約定，至少做5分鐘。過了5分鐘，你其實就會做完整件事。」

把 100% 的時間全 all in 在當下

在時間管理上，往往浪費最多時間的因素就是不能活在當下，一直在想未來和過去的事情。

比如我現在在看漫畫，但同時又一直在想剛剛的文章還沒打完。而我在寫文章時，又會想到剛剛漫畫的劇情。這其實是一件很擰巴的事情，一方面是現在時間有1/3都拿去想未來和過去的事情了，另一方面是切換工作的精力成本，要調整好專注力，回到原來工作的氛圍時，又要再耗去1/3時間，變成真正專注在當下的時間就只有1/3。

這樣變成每次真正做事時都只有1/3的時間可以運用，那還不如完全不去想未來和過去的事情，把100%的時間全all in在當下。

人腦的帶寬很低

美國麻省理工學院曾做過一項研究，結果發現人腦的帶寬只有區區60比特/秒——按照這速度上傳一張手機圖片，大約需要1小時。

由於這生理上的侷限，人在同一時刻，只能接收、保留和處理很少量的信息。如果一心多用，不僅不能多做事情，反而還會因為來回切換任務而降低工作效率，而當腦子裡的任務積壓過度，有限的腦力跟不上一心多用的野心時，大問題就會集中爆發。⁹ (人本性是想要同時做很多事，我們每天會有接近4000個想法爭先恐後地湧入腦海中——如果每14秒鐘想法就改變一次，那麼就很容易理解，為什麼我們會試圖一次做太多事情。)

切換任務需要付出成本

當你從一項任務切換到另一項任務時，會有兩件事情發生。第一件事情是:你決定切換。而第二件事情是:你必須「重新啟動」，去做你打算做的任何事情。

比如，如果你是處理兩件簡單的事情，例如在看電視和摺衣服之間切換，那速度會很快，且幾乎不用費什麼精力。但如果你是在處理電子試算表，卻有一位同事闖進你的辦公室，要跟你討論一項業務問題，那麼由於這兩件事都相當複雜，你無法輕易的在這兩件事間切換，你總是得花一點「準備時間」，讓心情平復好後，才能開始做新的事，而且你還無法保證你能回到當時的工作狀態中。

研究人員估計，員工每11分鐘就被打斷一次，整天得花約1/3的時間，從這些教人分心的事情中恢復過來。

所以研究工作者大衛·梅耶爾表示:「由於必須切換任務而多付出的時間是一種成本。這種成本的多寡取決於任務有多複雜，所花的時間可能從簡單任務的增加25%或更低，到複雜任務的增加100%或更多。」

而這個切換任務的這個效應，對團隊工作來說甚至更明顯。

有人對軟件公司研究發現——如果只做一個項目，團隊所有時間都可以花在這個項目上。如果同時做兩個項目，每個項目就只能得到40%的時間，剩下20%浪費在項目切換上了。 ……如果同時做5個項目，每個項目將只能得到5%的有效工作時間，你得花75%的時間用於項目切換！¹⁰

多工處理者每樣事情都做得很差勁

2009 年，史丹福大學教授克里佛‧納斯(Clifford Nass)設法了解所謂的「多工處理者」能多工處理得多好。

他和他的研究團隊發給262位學生問卷，探討他們有多常多工處理。根據結果將受測者分為高度和低度多工處理者，並且先假定，多工處理者的表現會比較好。

結果，他們錯了。多工處理者在每一個測量上的表現都落後。

納斯說:「我本來以為他們擁有什麼秘密能力，後來才發現高度多工處理者的心思雜亂，每樣事情都做得很差勁。」

所以多工處理是場騙局，當人們在不同的任務之間轉換時，大腦需要重新配置以適應新任務的需求，而這會浪費時間和精力。最有效率的工作方式是老老實實集中精力每次只把一件事干好，做完一個項目再做下一個。¹¹

把注意力完全放在當下

為什麼最有效率的工作方式是集中精力在當下，一次只把一件事干好?

除了前面提到的切換工作會有時間成本外，把注意力集中到當下還有利於進入心流狀態——所謂的心流就是把系統二關閉，進入系統一(丹尼爾·卡尼曼在《思考，快與慢》中提出大腦有“系統一”和“系統二”，其中系統一是快思考，系統二是慢思考)。

那這樣會帶來三個好處，你可以理解為是系統二的副作用被消除了(系統二是前額葉皮質的部位，是大腦中執行注意力、決策、專注思考、意志力、時間感的區域。)

(1)思考速度快、創造力增加

大腦的能量是有限的，而進入心流中，就是把前額葉皮質(系統二)的活動降到最低，將那部分能量省出來，用到系統一之中。而系統一速度快、創造力強，所以你會感覺工作特別順暢。

(2)沒有了焦慮

大腦中並沒有一個專門用於計算時間的區塊，時間感是分布在前額葉皮質的各個部分，來自各自的計算。

而當你只專注於當前做事，忘記時間，不考慮過去和未來時，你就有了更多的運算頻寬，可以接收和處理更多的資訊了。時間感對工作是一個拖累。昨天交上去的那個報告有個毛病，會不會出問題？明天的會議上我的提議能通過嗎？以前發生過的事兒讓你恐懼，未來可能要發生的事兒讓你焦慮。

沒有了時間感，真正活在當下，從科學角度來說其實就是你的焦慮水平降到了最低——皮質醇之類的壓力荷爾蒙沒有了，剩下的都是多巴胺之類讓你感到愉快的化學物質，所以你才能全身心的投入其中。¹²

科特勒的建議是要有90-120分鐘不間斷的工作時間，蒂姆·費里斯的建議更是四個小時。你要像武俠小說閉關修練一樣，排除一切干擾。

(3)沒有了自我懷疑

大腦中總在評判你的那個聲音是由背外側前額葉負責的。 2008年的一項研究證明，爵士樂樂手在心流狀態下表演的時候，他的背外側前額葉整個關閉了。他完全沒有自己審查自己，想到哪兒就演到哪兒，所以才是那樣一個特別放得開、特別自然、特別有創造力的感覺。

在《深度工作》這本書中，作者紐波特這樣定義：

在無干擾的狀態下進行專注活動，會使個人的認知能力達到極限。

書中舉了不少成功人士的例子: 心理學家榮格在蘇黎世湖畔的石頭房子里工作，只有自己才有房門鑰匙；物理學家希格斯不用電子設備，關起門來做研究，以至於諾貝爾獎委員會想通知他得獎了都找不到人；比爾蓋茨每年都要進行兩次與外界隔絕的「思考週」，1995 年的思考週結束後，寫下了著名的「互聯網浪潮」備忘錄。¹³

對於從事腦力工作的人來說，深度工作的狀態是高效產出的基本條件——不論是在辦公室裡關上門專心思考的大學教授，還是在飛機場火車站用筆記本工作的商業菁英——在他們工作時，無論外界環境如何，其注意力都是完全集中在工作上的。

他們的職業成功，很大程度上也就是相比於一般人，他們更能長時間的處於這種心流狀態中。¹⁴

時間管理紀錄

紀錄時間的目的是在將來你要復盤或是找原因時，能有個憑據可以參考。

彼得‧杜拉克在《卓有成效的管理者》中寫道：「要讓管理工作卓有成效，第一步就是將他實際使用時間的情況給記錄下來。」

就是要隨時記錄自己的每一分鐘在做啥。

德魯克也搞過一個研究，讓人跟著紀錄企業家的每一分鐘，結論是大部分時間都浪費了。其實老闆更容易偷懶混日子，因為上面沒有人管，就會一邊義正嚴詞地要大家拚搏，但轉頭就自欺欺人偷懶鬼混去了。

所以當我們意識到自己在時間管理上可能有問題時，為了更準確的「探究真因」和「擬定對策」，我們就得有所憑據，而這個憑據就是你對於時間的紀錄。

華杉說：「通常情況下，八小時工作制，能花四、五個小時集中精力在工作上就已經非常了不起了，我們大部分的工作時間都會被外亂所干擾。」¹⁵

所以你要做的就是每月覆盤一次”你的時間管理紀錄”——統計每天的有效時間，你會發現你有很多的時間會花在——瀏覽無關的網頁、去樓下吸菸、聊天、會議拖堂、玩手機、遲到、上班吃東西等等……

而所有的不成功，往往都是因為你分散了你的時間，你的時間都是碎片化的，這樣做任何事都破破碎碎的，浪費了很多時間成本在切換項目和集中注意力上。(我們應該要將時間都大塊大塊用，集中優勢兵力打殲滅戰——用充足的時間去做少量的項目)

準時總結(下班時總結一天的一件事有沒有完成)

沒有回饋的計畫都是假計畫。

在你擬定了工作、生活計劃之後，你有時候還是會因為某些因素無法完成計畫。而《讓自己快速進化的PDCA筆記術》這本書認為 —— 雖然擬訂計畫後，人們會全力的執行，但事後卻沒有進行分析和檢討。

比如，你需要每半個小時，就在你的”時間管理筆記”中，記錄這個時間段你具體做了什麼。而在晚上下班前做個總結(假設你是6點下班，那5點45分做總結) —— 總結今天的事情完成的怎麼樣了，是100%完成了，還是因為什麼特殊原因而延後?

因為工作中會經常出現這種情況 —— 最重要的事情，直到晚上了都還沒開始動工。

原因有很多，比如被老闆拉去開會，或者被其他緊急的事情給干擾了等等。而這時候，我們就得想想辦法，例如告知自己的同事和主管，早上9點半到11半前是你的黃金工作時間，如果沒必要，那段時間不要找我，有什麼事請在其他時段跟我說。

而如果你每天都有堅持檢視自己的工作流程，你就能看到計畫和實際執行之間的差距，進而發現一些當前做事的盲點。(主要是輕重緩急的安排，有些不重要的事佔據太多時間，而壓縮到最重要的事的時間了)

這麼一來，你就能降低犯錯的機率，保證最重要的事情一定是提前預留了時間去處理。

時間加權統計

如果要追求長期主義（維持30年以上），並保持生產力、健康與生活滿足感，建議的工作與休息（娛樂、放鬆）比例是：

• 工作：休息 = 6：4 至 7：3
  • 工作時間：約占每日清醒時間的60～70%
  • 休息時間（含放鬆娛樂）：約占每日清醒時間的30～40%

根據心理學與神經科學研究，包含《深度工作》（Deep Work）作者Cal Newport、《高效能人士的七個習慣》（Stephen Covey）等多項資料均指出：

• 長期可持續工作型態多落於「專注工作約4～5小時＋低強度工作3～4小時」。
• 每週維持約35～45小時工作量，最能達成長期、穩定、高效的工作狀態。

因此，根據時間性質，推薦的加權比例：

每日的得分基準

假設一天24小時，睡眠約8小時，剩下16小時：

• 深度工作：3小時（比例1.5）
• 淺層工作：3小時（比例1.0）
• 學習進修：1小時（比例1.2）
• 健康休息（運動/冥想）：1小時（比例0.8）
• 放鬆娛樂：2小時（比例0.3）
• 其餘為用餐及雜務（不計分）：6小時

一週與一個月的基準得分

• 每日標準：10分為達標。若超過此分數，代表你生產力特別好；若連續低於8分，需檢討是否休息過多。
• 每週標準：70分為達標值，連續兩週低於60分需檢視工作休息安排。
• 每月標準：300分為達標值，可用於追蹤長期的趨勢。

透過這樣的設定，能夠達成長期主義的健康、自律與高效目標，並且持續30年以上

註腳

1. 華杉〈如何大量生產“創意”，創意型企業生產管理的12條華與華方法〉 ↩︎
2. 《The One Thing》 ↩︎
3. 王爍〈萬折必東〉 ↩︎
4. 為什麼華與華全員都要記錄每天的時間都去哪了？ ↩︎
5. 小馬宋分享 ↩︎
6. 羅振宇〈什麼才是”應對挑戰”〉 ↩︎
7. 《把時間當作朋友》 ↩︎
8. 71歲凱文‧凱利寫給子女的100條寶貴人生建議，關於工作、關係與成長 ↩︎
9. 華杉〈終身事業，終身顧客 | 華與華「磨練2019」年會演講〉 ↩︎
10. 71歲凱文‧凱利寫給子女的100條寶貴人生建議，關於工作、關係與成長 ↩︎
11. 師北宸《讓寫作成為自我精進的武器》 ↩︎
12. 吳軍〈優秀的人，都有一些相似之處〉 ↩︎
13. 萬維鋼〈那怕你兢兢業業地幹活，大部分工作也被浪費了〉 ↩︎
14. 《The One Thing》 ↩︎
15. 萬維鋼〈盜火 3.主動操作大腦〉 ↩︎